Risposte alle domande più frequenti formulate dagli operatori postali per il rilascio, il rinnovo e la cessione dei titoli abilitativi. La sezione presenta inoltre le domande frequenti per l’utilizzo del nuovo portale per la gestione delle licenze e autorizzazioni postali.
1. Funzionamento del portale per la gestione delle licenze e autorizzazioni postali
1.1 Come richiedere il rilascio di un titolo abilitativo?
Per richiedere il rilascio di un titolo abilitativo, bisognerà accedere (tramite SPID, CIE o registrazione) al Portale Web per i Servizi Postali, selezionare il tipo di licenza/autorizzazione che si vuole richiedere all’interno della sezione “Nuova richiesta” e successivamente selezionare il pulsante “Rilascio”. Compilare il modulo che il sistema proporrà, allegare i documenti necessari e procedere con il pagamento. Infine, dopo che il pagamento sarà andato a buon fine, cliccare sul pulsante “Invia domanda”.
1.2 Come posso conoscere l’esito della mia richiesta?
All’interno della sezione “Area utente” si potranno visualizzare le proprie domande ed i propri titoli. Per ognuna di esse sarà possibile visualizzare lo stato: se la propria domanda andrà a buon fine si visualizzerà lo stato “Completata”.
1.3 Quali sono le modalità di pagamento ammesse dal sistema?
La modalità di pagamento ammessa dal portale è tramite PagoPA.
1.4 Ho eseguito l’accesso al sistema tramite registrazione e dopo aver caricato i documenti il sistema mi segnala un errore.
In caso di accesso al Portale Web tramite registrazione, i documenti da caricare dovranno essere preventivamente firmati. Nel caso in cui vengano caricati dei documenti non firmati digitalmente il sistema restituirà un messaggio di errore.
1.5 Ho inserito alcuni dati errati in fase di compilazione del modulo. Come posso modificarli prima che il titolo venga rilasciato?
Per modificare una domanda in stato “Inoltrata” bisognerà inviare una PEC all’Amministrazione all’indirizzo di posta elettronica dedicato ai Servizi Postali e richiedere l’abilitazione alla modifica della domanda.
1.6 Ho ricevuto una PEC da parte del MISE per una richiesta di integrazione. Cosa bisogna modificare all’interno del modulo?
Accedendo alla propria area utente, nella sezione “Le tue domande” si potrà procedere all’integrazione della domanda. Cliccando sul tasto “Modifica” si aprirà il modulo della domanda compilato: all’interno sarà presente un box testuale contenente le indicazioni e le richieste inserite dall’Amministrazione.
1.7 È possibile eliminare una domanda in stato di bozza?
Accedendo alla propria area utente, nella sezione “Le tue domande” si potrà procedere con l’eliminazione di una domanda in stato di bozza cliccando, in corrispondenza della domanda, sul pulsante “…” sarà possibile selezionare “Cancella bozza”.
1.8 È possibile eliminare una domanda inoltrata?
Accedendo alla propria area utente, nella sezione “Le tue domande” si potrà procedere con l’eliminazione di una domanda in stato “Inoltrata” cliccando, in corrispondenza della domanda, sul pulsante “…” sarà possibile selezionare “Annulla”.
1.9 Dove posso trovare tutta la documentazione utile?
Tutta la documentazione utile sarà disponibile sul sito web del Ministero dedicato ai Servizi Postali.
1.10 Dove posso visualizzare lo stato dei miei pagamenti?
Accedendo alla propria area utente, nella sezione “I tuoi contributi” si potranno visualizzare tutti i pagamenti effettuati e le pendenze attive con il relativo stato (es. “eseguito”, ecc.).
1.11 Non riesco a caricare i documenti. Il sistema genera un messaggio di errore, come procedo?
Per problemi di questo tipo è necessario inviare una mail alla casella di posta
- Modalità di accesso al sistema (SPID, CIE o registrazione);
- PIVA/CF della società;
- Numero e tipologia della domanda/licenza;
- Documentazione da allegare;
- Data e ora del tentativo di caricamento.
Solo indicando tutti i dati richiesti sarà possibile individuare una soluzione.
1.12 Non ho sedi ulteriori rispetto alla sede principale in cui si forniscono servizi postali, cosa devo indicare nella parte relativa alla "sede operativa"?
Nel caso in cui l’operatore postale fosse titolare di un’unica sede, la sede operativa coinciderà quindi con la sede legale ed andrà indicata una sola volta nel campo denominato “sede legale”.
1.13 Come posso caricare ulteriori allegati alla mia domanda?
Gli allegati possono essere caricati dall'utente in corrispondenza di ogni licenza seguendo la seguente procedura:
- Per caricare un file premere il pulsante "carica file" e selezionare il file da inviare.
- Il pulsante "scarica" permette di ottenere una copia del file allegato alla licenza.
2. Licenza individuale
2.1 Quali sono i tempi di consegna dei servizi connessi al rilascio della Licenza Individuale?
La licenza prevede i seguenti tempi di distribuzione, tanto per gli invii postali fino a 2 kg quanto per i pacchi fino a 20 kg: da 3 a 5 giorni più postalizzazione.
2.2 Contributo annuale dovuto al Ministero delle Imprese e del Made in Italy per l’attività di controllo e verifica sulla permanenza dei requisiti, per gli anni successivi al primo. Quando pagarlo?
Il contributo per l’attività di verifica e controllo sulla permanenza dei requisiti, per gli anni successivi al primo, deve essere versato entro il 31 gennaio di ogni anno.
Se corrisposto successivamente (comunque entro il termine massimo del 31 luglio), a partire dal primo febbraio l’importo dovuto dovrà essere maggiorato dello 0,50 % per ogni mese o frazione di ritardo, fino alla data dell’effettivo versamento.
Se corrisposto oltre il termine del 31 luglio, ferma restando la maggiorazione di cui sopra, a partire dal primo agosto dovranno essere corrisposti anche gli interessi legali, fino alla data dell’effettivo versamento.
2.3 Contributo dovuto per l’istruttoria, per l’attività di controlli e verifiche annuali svolta dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, per le variazioni. Dove reperire l’importo?
L’importo del contributo per l’attività istruttoria, per quella di verifica e controllo sulla permanenza dei requisiti e quello dovuto per variazioni e modifiche di quanto dichiarato in precedenza, viene stabilito annualmente con decreto dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, di concerto con il Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Si ricorda che il mancato pagamento del contributo dovuto per controlli e verifiche sulla permanenza dei requisiti costituisce violazione degli obblighi connessi al conseguimento del titolo abilitativo, secondo quanto statuito dall’art. 6, comma 1, lettera d) dell’Allegato A alla delibera AGCOM n. 129/15/CONS.
2.4 Contributo dovuto per l’attività istruttoria, per quella di verifica e controllo sulla permanenza dei requisiti e quello dovuto per variazioni e modifiche di quanto dichiarato in precedenza. Con quali modalità effettuare il pagamento?
Con l’entrata in vigore del nuovo Portal Web, il pagamento andrà effettuato attraverso la piattaforma PAGO-PA.
3. Licenza individuale speciale
3.1 Contratto di rete/affiliazione: il soggetto richiedente può essere l’operatore capogruppo per il servizio di notificazione?
Si, purché il servizio venga svolto con il medesimo segno distintivo e con un’organizzazione unitaria composta dall’aggregazione di più operatori postali che siano titolari di licenza individuale.
3.2 Contratto di rete/affiliazione: su chi ricade la responsabilità della fornitura del servizio?
L’operatore capogruppo è titolare e responsabile unico della fornitura del servizio in base alla licenza, anche per le operazioni, attività e fasi del servizio svolte dagli operatori aggregati nell’ambito della organizzazione unitaria utilizzando i medesimi segni distintivi.
3.3 Contratto di rete/affiliazione: che cosa significa “medesimi segni distintivi”?
Medesimo marchio, logo e/o altro elemento identificativo.
3.4 Contratto di rete/affiliazione: come viene dimostrata l’aggregazione di più operatori postali in una organizzazione unitaria?
Attraverso idonei accordi, qualificabili come contratti di impresa, che prevedano:
- l’individuazione nell’operatore capogruppo dell’unico centro di imputazione di rapporti giuridici e di qualsiasi forma di responsabilità per l’esecuzione del servizio;
- il potere dell’operatore capogruppo di esercitare in ogni momento un’influenza determinante sia sugli obiettivi strategici che sulle decisioni significative di ogni operatore postale che agisce nell’ambito dell’organizzazione unitaria nonché di intervenire mediante direttive vincolanti sulla gestione del servizio e sull’organizzazione unitaria della rete;
- il carattere continuativo e stabile dell’organizzazione unitaria composta da più operatori postali muniti di licenza individuale;
- l’appartenenza dei vari soggetti alla medesima rete mediante clausole contrattuali di esclusiva;
- l’utilizzo nello svolgimento del servizio dei medesimi segni distintivi, di una piattaforma software unica per l’intera rete, delle medesime modalità di tracciatura dei flussi nonché modalità di fatturazione.
3.5 Contratto di rete/affiliazione: cosa deve indicare, tra l’altro, l’operatore capogruppo al momento della presentazione della domanda?
Tra l’altro, l’operatore capogruppo deve indicare gli operatori postali, titolari di licenza individuale rilasciata ai sensi del regolamento generale, che compongono l’organizzazione unitaria e presentare idonea documentazione contrattuale per comprovare quanto richiesto dal comma 4 di cui all’Allegato A della delibera n. 77/18/CONS
3.6 Contratto di rete/affiliazione: il principio di esclusività che vincola gli operatori mandatari al capogruppo riguarda esclusivamente gli atti giudiziari o tutti i prodotti postali?
Riguarda solo gli atti giudiziari.
3.7 Se si richiede l’abilitazione a più regioni e per una di esse non si raggiunge il numero richiesto per i dipendenti previsti dalla delibera 77/18/CONS si perde l’intera licenza? Oppure viene meno l’abilitazione solo in quella regione per cui non si rispetta il quantitativo minimo di dipendenti?
In tal caso, occorre modificare la domanda di licenza.
3.8 Quali obblighi in materia di personale dipendente sono tenuti i titolari di licenza individuale speciale, secondo l’art. 9 dell’Allegato A alla delibera n. 77/18 AGCOM
Tra l’altro, oltre ai requisiti indicati dall’art. 6 (Professionalità) di cui Allegato A alla delibera n. 77/18 AGCOM, i titolati di licenza individuale speciale devono:
- sottoscrivere esclusivamente contratti di lavoro subordinato per l’assunzione del personale addetto alle fasi di accettazione e di recapito del servizio di notificazione a mezzo posta;
- impiegare un numero di dipendenti non inferiore ai limiti previsti nell’”Allegato 1: Addetti” di cui alla Delibera 77/18 AGCOM, in relazione all’ambito geografico oggetto della licenza (rinvenibile sul suto AGCOM),
- frequenza per agli addetti all’accettazione e al recapito, nonché alla consegna degli invii inesitati, di un corso di formazione della durata complessiva di quaranta ore, di cui venti in aula e venti in affiancamento, con prova di esame finale.
3.9 Un operatore che nel suo organico ha già il numero di dipendenti previsti nell’ “Allegato 1 Addetti” di cui alla Delibera 77/18 AGCOM, indipendentemente dall’ambito geografico, può ritenere di aver rispettato gli obblighi di cui all’art. 9 del regolamento?
NO. È necessario che l’operatore rispetti anche il numero di dipendenti previsto per l’ambito geografico.
3.10 Con riferimento ai numeri indicati nella tabella dell’allegato 1, il termine “Addetti” coincide con titolari di licenza individuale facenti parte del gruppo?
NO.
3.11 Licenza regionale A 2 - diffusione delle sedi operative: è possibile essere presenti in base alla tabella “Addetti” (all.1) rispettando per il primo anno il 40% del limite indicato? Laddove non sia possibile assicurare la presenza in base alla suddetta tabella, è possibile girare il tutto a Poste Italiane S.p.a.?
SI, è possibile. Nel caso in cui non si assicuri la presenza prescritta dalla deliberà, non sarà possibile delegare Poste Italiane.
3.12 La tabella “Addetti” (all.1) richiede un numero minimo di dipendenti; può tale numero essere raggiunto tramite un raggruppamento di imprese? In tal caso è necessario dimostrare il possesso dei requisiti di personale di cui alla lettera e) dei Modelli A e B? Quale documentazione contrattuale deve essere allegata alla domanda per dimostrare il possesso dei requisiti richiesti?
SI, per dimostrare il possesso dei requisiti di personale basta allegare la documentazione contrattuale recante le caratteristiche di cui alla lett. e) dei Modelli A e B. e verificare la regolarità dei DURC e dei contributi versati per le singole licenze individuali.
3.13 Un operatore titolare di licenza speciale regionale può far parte di un gruppo nel quale la capogruppo ai sensi dell’art.5 del regolamento fa richiesta di licenza nazionale?
SI’, ma ben differenziando le competenze regionali così da evitare eventuali sovrapposizioni.
3.14 Chi richiede la licenza speciale regionale può far parte anche di un network nazionale (capogruppo) richiedente licenza individuale speciale nazionale?
NO. L’operatore capogruppo nazionale non può essere capogruppo regionale.
3.15 Se dopo una licenza per “n” regioni si decide di ottenere l’abilitazione per altre regioni si può fare un’integrazione alla licenza oppure occorre fare una nuova richiesta?
In tal caso possono essere scelte, alternativamente, entrambe le modalità.
3.16 Possono richiedersi più licenze regionali di tipo A2?
SI.
3.17 Chi ha la licenza speciale oltre a quella individuale ed è già attivo nella rete di una capogruppo, può essere a sua volta mandatario (capogruppo) di un circuito che operi sotto il segno distintivo e nell’ambito dell’organizzazione unitaria della prima capogruppo, realizzando, in questo modo, una sub – rete?
NO
3.18 Chi ha la licenza speciale può operare in più reti distributive aventi come capogruppo due diversi soggetti in possesso dei requisiti richiesti?
NO. Può far parte di una sola rete.
3.19 Chi chiede una licenza regionale può far parte come operatore postale di un consorzio con licenza?
Come operatore postale sì.
3.20 Chi chiede una licenza regionale può far parte come capogruppo di un consorzio con licenza speciale nazionale?
Se si è capogruppo di un consorzio
3.21 Si può chiedere una o più licenze regionali?
Come capogruppo di un consorzio no (il consorzio non ha capogruppo).
3.22 Si può chiedere una licenza speciale in ambito regionale come società X e quella in ambito nazionale come aggregato di una organizzazione unitaria? (le richieste sarebbero presentate da società con diversa partita IVA).
SI’.
3.23 I mezzi di prova previsti all’art.7, comma 1, lett. b) “almeno tre attestazioni positive qualificate” possono essere utilizzati, analogamente, anche per dimostrare l’esperienza maturata nel settore postale relativa ad invii certificati e registrati di cui all’art.7, comma 1, lett. a)?
NO, occorrono dati di bilancio più l’autocertificazione.
3.24 Professionalità: se una società svolge attività anche in altri settori (finanziario, assicurativo e turistico) può calcolare la percentuale del 10% del fatturato totale del biennio richiesta, dopo aver scorporato dal fatturato globale il singolo fatturato delle altre aree?
SI’, oppure può certificare che il 10% del fatturato globale è imputabile ai servizi postali.
3.25 Onorabilità: è possibile presentare in alternativa al modello organizzativo integrale e certificato di cui al d.lgs.231/2001 una documentazione attestante l’adozione di un modello similare ai crismi del suddetto d.lgs.231/2001?
NO.
3.26 Requisiti e capogruppo: la fideiussione nazionale di 100.000,00 euro la deve esibire solo il capogruppo oppure deve essere suddivisa per ogni operatore del gruppo?
L’esibizione è a carico del solo capogruppo che si assume la responsabilità dell’intera rete.
3.27 L’ammontare del fatturato di 1.000.000,00 di euro in due esercizi si riferisce alla somma dei fatturati di tutti gli operatori del gruppo?
SI
3.28 Qualora fosse necessario un fatturato globale per ciascun anno di almeno 200.000,00 euro (lic. Reg.) c’è la possibilità di avvalimento?
NO, ma può essere considerato il risultato del bilancio dell’intera rete del capogruppo.
3.29 Qualora fosse necessario un fatturato globale per ciascun anno di almeno 200.000,00 euro (lic. Reg.) c’è la possibilità di costituire delle associazioni temporanee di imprese (ATI) sommando i fatturati?
NO
3.30 Le certificazioni ISO 9001 e ISO 27001 devono essere conseguite da ogni operatore del gruppo o dal solo capogruppo?
Dal solo capogruppo (modalità multisito) che si assume la responsabilità dell’intera rete.
3.31 L’ attività relativa ad invii certificati e registrati e le almeno tre attestazioni positive qualificate sono relative al solo capogruppo oppure a tutti i componenti del gruppo?
Al capogruppo come titolare di rete.
3.32 E’ possibile scegliere alternativamente tra la presentazione di dati di bilancio del biennio precedente oppure la presentazione di tre attestazioni qualificate?
SI’, sono due possibilità alternative.
3.33 Nel caso si scegliesse la prima opzione in quale modalità l’operatore potrà dare dimostrazione del possesso del requisito?
Dati di bilancio più autocertificazione.
3.34 Le certificazioni ISO possono essere entrambe presentate entro un anno dal rilascio della licenza speciale?
SI
3.35 Polizza fideiussoria: dev’essere valida per i sei anni della licenza oppure annuale e rinnovata di volta in volta?
Deve essere valida per i sei anni (o per periodi inferiori da rinnovare continuativamente prima della scadenza, senza periodi scoperti, per l’intera durata del servizio).
3.36 Quando si parla di: “garantire la piena tracciabilità del singolo invio … e dare attuazione agli art.6, comma 1, e 8, comma 7, della legge n.890/1982, in materia, rispettivamente, di trasmissione telematica dell’avviso di ricevimento e di ritiro digitale dell’atto non recapitato” (delibera 77/18/CONS – art.10, comma 1- lett. f); tale iter è obbligatorio per la procedura cartacea oppure quando sarà attiva la notifica elettronica?
L’iter è obbligatorio anche per la procedura cartacea.
3.37 Se anche per il cartaceo, la trasmissione telematica dell’avviso di ricevimento è al mittente?
SI
3.38 Si può presentare il programma per l’associazione dei codici relativi a tutti gli invii raccomandati per comporre un unico fascicolo elettronico insieme alla domanda, per avere l’autorizzazione per entrambi ossia quello cartaceo e quello elettronico per la gestione digitale del procedimento di notificazione?
SI
3.39 Ad ottenimento della licenza degli atti giudiziari, se si presentasse un progetto per l’atto giudiziario elettronico, lo stesso sarebbe attuabile, una volta confermato, oppure si dovrebbe aspettare i tre anni?
Se è pronto non è necessario aspettare i tre anni.
3.40 In relazione all’art.10, comma 1, lett. e) del Regolamento, per gestione digitale del procedimento di notificazione si intende anche l’utilizzo della PEC per la notificazione degli atti?
SI’, anche l’utilizzo della PEC.
3.41 All’atto della domanda è chiesto di allegare documentazione su: certificazioni ISO; piano di gestione digitale del procedimento di notificazione e programma per l’associazione dei codici relativi agli invii raccomandati al fine di comporre il fascicolo elettronico. Poiché in tutti e tre i casi si tratta di documentazione da conseguire, piani di lavoro, o software da realizzare entro un termine (uno o tre anni) di distanza dal conseguimento della licenza, cosa deve essere allegato al momento della presentazione della domanda?
Qualsiasi atto documentale che provi di aver avviato l’effettiva predisposizione degli adempimenti richiesti.
3.42 I requisiti previsti dalle lettere p) e q) del modello A, corrispondenti alle lettere m) e n) del modello B - (struttura che espleti il controllo di conformità e manuale operativo) possono essere soddisfatti tramite autocertificazione?
NO
3.43 Corso di formazione per gli addetti all’accettazione, al recapito e alla consegna degli invii inesitati di cui all’art. 9 del Regolamento Agcom adottato con delibera n. 77/18/CONS del 20 febbraio 2018. Come e con quali modalità si svolge?
Su questo punto si leggano le apposite linee guida per i corsi di formazione per gli addetti alla notifica a mezzo posta degli atti giudiziari e delle violazioni del codice della strada, elaborate dal Ministero della Giustizia.
4. Autorizzazione generale
4.1 Quali sono i tempi di consegna dei servizi connessi al rilascio dell’Autorizzazione Generale?
I tempi di consegna dei servizi connessi al rilascio dell’Autorizzazione Generale sono i seguenti:
- per gli invii postali superiori a 2 kg e per i pacchi superiori a 20 kg e inferiori a 30 kg i tempi di distribuzione vanno da 1 a 2 giorni, più postalizzazione;
- il servizio tramite Corriere Espresso si caratterizza per una distribuzione che avviene in un intervallo compreso tra le 24 e le 48 ore, oltre postalizzazione;
- la Raccomandata urgente prevede la consegna nel termine massimo di 24 ore, oltre il giorno della spedizione;
- il servizio di Pony Express prevede che la distribuzione avvenga nel termine massimo di 24 ore.
4.2 Come è possibile conoscere l’esito della propria domanda volta al conseguimento dell’autorizzazione generale?
Il titolo abilitativo dell’autorizzazione generale viene rilasciato, per silenzio – assenso, quando decorrono 45 giorni dalla data di ricezione della domanda di conseguimento senza che questo Ufficio abbia interrotto il decorso del termine mediante la richiesta di integrazioni documentali.
A differenza di ciò che accade per il conseguimento della licenza individuale, non è, pertanto, prevista la trasmissione di un provvedimento espresso rilasciato al termine del 45esimo giorno.
Con l’introduzione del nuovo Portal Web, al termine del 45esimo giorno dalla ricezione della domanda (o nel diverso termine posticipato a seguito di richieste integrative trasmesse da questo Ufficio) l’Utente potrà richiedere, inviando una PEC alla casella della divisione, l’attestazione di rilascio del titolo.
4.3 Contributo annuale dovuto al Ministero delle Imprese e del Made in Italy per l’attività di controllo e verifica sulla permanenza dei requisiti, per gli anni successivi al primo. Quando pagarlo?
Il contributo per l’attività di verifica e controllo sulla permanenza dei requisiti, per gli anni successivi al primo, deve essere versato entro il 31 gennaio di ogni anno.
Se corrisposto successivamente (comunque entro il termine massimo del 31 luglio), a partire dal primo febbraio l’importo dovuto dovrà essere maggiorato dello 0,50 % per ogni mese o frazione di ritardo, fino alla data dell’effettivo versamento.
Se corrisposto oltre il termine del 31 luglio, ferma restando la maggiorazione di cui sopra, a partire dal primo agosto dovranno essere corrisposti anche gli interessi legali, fino alla data dell’effettivo versamento.
4.4. Contributo dovuto per l’istruttoria, per l’attività di controlli e verifiche annuali svolta dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, per le variazioni. Dove reperire l’importo?
L’importo del contributo per l’attività istruttoria, per quella di verifica e controllo sulla permanenza dei requisiti e quello dovuto per variazioni e modifiche di quanto dichiarato in precedenza, viene stabilito annualmente con decreto dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, di concerto con il Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Si ricorda che il mancato pagamento del contributo dovuto per controlli e verifiche sulla permanenza dei requisiti costituisce violazione degli obblighi connessi al conseguimento del titolo abilitativo, secondo quanto statuito dall’art. 6, comma 1, lettera d) dell’Allegato A alla delibera AGCOM n. 129/15/CONS.
4.5 Contributo dovuto per l’attività istruttoria, per quella di verifica e controllo sulla permanenza dei requisiti e quello dovuto per variazioni e modifiche di quanto dichiarato in precedenza. Con quali modalità effettuare il pagamento?
Con l’entrata in vigore del nuovo Portal Web, il pagamento andrà effettuato attraverso la piattaforma PAGO-PA.